تصميم تدفق سير العمل .. هذا ماتحتاج معرفته لإنجاز المهام!

يبدو أن الجواب هنا لا، ببساطة شديدة العثور على بيئة عمل مثالية أمر حالم أو شبه نادر، فالعثور على المثالية التي ننشدها دائماً أشبه بالبحث عن الحياة المستقرة بشكل دائم دون حدوث أي هزات ضمنها (كالمرض، والهموم والمشاكل والتنقل والهجرة وغيرها).

إن واحدة من أكبر المشاكل التي عايشتها بعد التنقل ضمن أكثر من عمل هو فوضى التشتت، التشتت الذي يقوم على سببين الأول من طرف الموظف الذي يتشتت بالمهام بحيث يؤدي أعمال مختلفة لا أعمال متخصصة، والتشتت الثاني الذي يقع على منهجية العمل وفرقه، فلا أداة تنظم المهام، ولا مواعيد دقيقة لتنفيذ المهام، ومهام تكون غير خاضعة للوقت أو لما هو مخطط فتعصف بمهمة قائم العمل عليها في وقت حالي.. كل هذا يجعل من بيئة العمل بيئة تشوبها الفوضى والتشتت.

إن واحدة من أفضل الأمور التي تخلق بيئة عمل (شبه مثالية) هم تصميم تدفق العمل.. هذه الفكرة ليست بالجديدة، إذا شاهدت فيلم The Founder الذي يتحدث عن Ray Kroc الذي أخذ بمطعم ماكدونالدز نحو العالمية.. ستدرك الفكرة جيداً، حيث عندما اكتشف كروك كيف قام الأخوان ماكدونالد بتصميم سير العمل أعجب بالفكرة لدرجة بقيت في رأسه طوال الوقت، وقام بتطويرها إلى أن أصبحت ماكدونالدز على ما نعرفه اليوم.

إن تصميم تدفق العمل سيكون بمثابة إيقاع ضابط لفريق العمل، بشيء يشبه عمل الفرقة الموسيقية عندما تقوم بعزف سيمفونية يقوم المايسترو بضبطها من زاويته التي تطل على كامل الفرقة، هنا أوصي شخصياً بتصميم تدفق العمل من خلال أدوات إدارة المهام وتحديداً تريلو الذي قُسِم وصمم بشكل يقبل التطويع من قبلك كمستخدم يقوم بتنظيم مهامه، ومهام باقي أعضاء الفريق.

إن لم تستخدم تريلو من قبل فيمكنك البحث أكثر من خلال يوتيوب عن فكرة تريلو وفكرة قوائم المهام وتقسيماتها والقواعد المبرمجة ضمنها، الأمر الذي سيعود عليك بالنفع (سأحاول لاحقا كتابة موضوع مطول عن استخدام تريلو في تنظيم المهام).

فلنفترض أنك تعمل كمصمم أو كاتب محتوى في فريق عمل يختلص بالتسويق..

فمن الممكن في هذه الحال يتم عمل عدة أعمدة:

  • عمود أو column مقترح الفكرة
  • column آخر باسم تم الصياغة وتنفيذ النص /أو /  جاهز للتصميم
  • column آخر جاري التنفيذ ليعلم بذلك مدير أو قائد الفريق
  • column آخر المراجعة والتدقيق لتتم مراجعة التصميم من قبل الشخص المخول (ولنفترض معد المادة)
  • column تم النشر مثلاً.

بهذا الشكل إن كان المصمم مثلاً يعمل على مهمة سيجد أن أمامه هنالك نموذج لتدفق العمل بشكل انسيابي يضمن خروجه عن التشتت..

بالطبع تصميم تدفق سير العمل بهذا الشكل لا يعني ضمان إنجازه 100٪ فهنالك أمور أخرى تدخل في التشتت كعدم وضوح الطلب، انشغال باقي أعضاء الفريق بمهام أخرى، عدم متابعة أي تحديثات على الطلب، التشتت في الوقت وفي مهام مختلفة، عدم تنظيم الوقت…الخ، ما يعني أن تدفق العمل وحده لايكفي فهنالك مشاكل أخرى يجب حلها في هذا الإطار.

دعنا لا ننسى أننا هنا أمام عملية بشرية لذلك تدفق سير العمل لن يكون منضبطاً بشكل كبير، الحال هنا ليس مع روبوتات وقواعد مبرمجة أو مؤتمتة لتنفيذ الأعمال.

هل لديك أفكار أخرى ضمن هذا الإطار؟ دعني أقرأها في التعليقات!

 112 إجمالي القراءات

تقنية البومودورو لتنظيم الوقت

المشتتات التي تجعلك تضيع وقتك كثيرة كما أن عملية إدارة الوقت وتنظيمه تعتبر من الأمور الصعبة خصوصاً عندما يدخل الإنسان في فوضى وتشتت قادم من البيئة الخارجية مثل زملاء العمل أو من إشعارات التطبيقات أو من الشبكات الإجتماعية وغيرها، وهنا يجب عليك أن تمرن عنصر الإرادة لديك بالاستغناء عن فتح تطبيق أو النظر للهاتف، أو بالطلب من زميل العمل أن يعود إليك لاحقاً باعتبارك تعمل على إنجاز مهمة مطلوبة.

من أدوات تنظيم الوقت الشهيرة هي تقنية البومودورو والتي تعني بالإيطالية “طماطم”  أو تقنية الطماطم وتعود فكرتها للإيطالي فرانشيسكو سيريلو الذي يعمل ويركز في مجاله على الإنتاجية والكفاءة ويرأس شركة استشارات تعرف بـ Cirillo Consulting.

كيف لهذه التقنية أن تساعدك؟

تقنية بومودورو مبدأياً هي ليست لتنظيم مهام العمل وإنما لتنظيم الوقت، يمكنك الاعتماد على تطبيقات متخصصة من قبيل تريلو / تيك تاك وغيرها لتنظيم المهام، أما تنظيم الوقت مع بومودورو فهو يعتمد على جلوسك لإتمام مهمة ما لمدة 25 دقيقة.. بعد الانتهاء من هذه الـ 25 دقيقة تأخذ استراحة لمدة 5 دقائق تبتعد فيها كلياً عن المهمة (في حال لم تنته من إنجازها)، بعد أن تنتهي الـ 5 دقائق تعود لإتمام مهمتك لـ 25 دقيقة ثانية.

أي بصريح العبارة تعمل على مهمتك 25 وتستريح 5 دقائق في دورة تتألف من 4 بومودورو.

بعد أن تنتهي (دورة البومودوراي الـ 4) تقوم بأخذ استراحة طويلة مدتها 15 إلى 30 دقيقة (ويمكنك أن تزيد منها حسب ما تراه).

لضمان نجاح البودورو معك يجب أن تبتعد عن المشتتات، قم بقلب هاتفك وحاول أن تبتعد عن النظر إليه أو الدخول للشبكات الاجتماعية باستمرار، اقطع الاشعارات وحاول التركيز بأكبر قدر على تنفيذ المهمة لتجد نفسك لاحقاً ضمن عملية انسيابية في الإنجاز.. تعمل 25 ثم تستريح 5 دقائق.

هل ساعدتني هذه التقنية؟

عن تجربة شخصية ساعدتني على تنظيم الوقت بشكل أفضل حيث اعتمدتها في فترة ضغط وكانت مناسبة لي، على الأقل كانت هذه أبرز التقنيات لتنظيم الوقت التي عرفتها، هنالك تطبيقات للهاتف تقوم بتنظيم جلسات البومودورو لك لكن لا أنصح بذلك على اعتبار أن الهاتف سيدخلك في حلقة مفرغة من التشتت، شخصياً اعتمدت على موقع https://pomofocus.io والذي أيضاً يمكنك من كتابة المهمة وتشغيل الوقت أو العداد على أساسها وبالتالي تعرف كم استغرقت منك المهمة وقتاً لإنجازها.

يمكنك زيارة الموقع الرسمي للتعرف أكثر عليها.

في هذا الصدد أنصحك أيضاً بمشاهدة هذا فيديو لتلخيص كتاب العمل العميق:

إقرأ أيضاً تدوينة: كيف تكون شخصاً ذو إنتاجية ؟ … إبدأ بمحاربة التشتت والقيام بمهام متعددة!

 804 إجمالي القراءات

حان الوقت لأن تسأل نفسك هذا السؤال: ماذا قدم لك عملك؟

لو عاد بي الوقت 5 سنين إلى الوراء لما كنت قد فكرت حتى في هذا السؤال، لكن نتيجة لتراكم الخبرة والممارسة والتنقل بين أكثر من عمل والقراءة في مجال الوظائف والتطوير الوظيفي والإدارة أعتقد أنني وصلت لهذا السؤال وهنا أسألك إياه من لسان الناصح.. ماذا قدم لك عملك (الوظيفي أو الشخصي)؟

لربما أبحرت يوماً ما في أحد المواقع أو المقالات أو التدوينات التي تتخصص بالأداء الوظيفي وغيرها من قبيل هارفارد بزنس ريفيو لتجد مقالات كثيرة تلامس وجعك الداخلي، وتجعلك تقول هذا أنا عندما تقرأها.. وكأن المقالة كُتِبت لك خصيصاً، ولكن دعني أقل لك أن ما تعانيه في وظيفتك الروتينية يعانيه غيرك الكثير، وفي الغالب ستجد مشاكل العمل الوظيفي متشابهة إن أسر لك أحد الأصدقاء من عمل آخر ما يلاقيه ويعانيه في عمله.

أذكر جيداً تلك العبارة التي قرأتها على فيسبوك ونشرها أحد الأصدقاء عن الأمان الوظيفي والوظيفة الآمنة، وللأسف الشديد معظمنا نتيجة الالتزامات التي تتراكم يجد نفسه أسير العمل ومضطراً للتحمل والمعاناة والكبت حتى يصل لدرجة يسوء بها حال المرء نفسياً وهذا ما أؤمن بوجوده لدى الكثيرين لاسيما من سيقرأ هذه المقالة.

تابع القراءة

 869 إجمالي القراءات

كيف تكون شخصاً ذو إنتاجية ؟ … إبدأ بمحاربة التشتت والقيام بمهام متعددة!

كيف تكون شخصاً ذو إنتاجية عالية؟، سواءً على صعيد حياتك الشخصية أم على صعيد العمل ستضطر لتبحث عن طريقة أو نصيحة لتكون منظماً بشكل يعطيك إنتاجية أو يزيد من معدلها لديك.

جربت أن أبحث في يوتيوب لعلني أجد نصيحة معينة قد تعينني على ذلك أو ربما تعطيني دفعة حماس أنظم بها أموري، مما قد يفيدني في حياتي أو في عملي، لكن النتائج إن بحثت في اللغة الإنكليزية لن تكون موجهة لك حتماً!.

السبب في ذلك يعود لأن طبيعة المجتمع الذي يخاطبه صاحب الفيديو مختلفة كلياً عن طبيعتنا نحن العرب في الصعيدين الذين ذكرتهما، اليوم الذي يصفه مقطع اليوتيوب يختلف عن يومنا الذي نعيشه بالرغم مثلاً من القاسم المشترك كالاستيقاظ للعمل في وقت واحد أو الخلود إلى النوم في وقت واحد.

تابع القراءة

 1,686 إجمالي القراءات

جوجل كروم : 10 إضافات لمتصفح Google Chrome أستخدمها

مع وجود متصفحات كُثُر وخيارات متنوعة منها، لابد لنا أن نعترف أن إضافات متصفح Google chrome جعلته يتميز عن غيره من المتصفحات، صحيح أن فايرفوكس مثلاً بات له إضافات ومظاهر يمكن للمستخدم تغييرها، إلا أن تكامل متصفح Chrome مع بقية خدمات جوجل جعلني أنتقل إليه كلياً.. بالرغم من استهلاكه لذواكر الجهاز 🙁

فيما يلي عشرة إضافات أنصحك باستخدامها إن كان هناك داعٍ لذلك (حسب طبيعة استخدامك):

تابع القراءة

 2,056 إجمالي القراءات

تطبيقات تنظيم المهام لتنظيم عملك .. هذه تجربتي الشخصية معها

لابد لي أن اعترف أني متقلب بين التطبيقات اللهم فقط تطبيق trello نال ثقتي لوقت طويل وما زلت أراه وسيلة مثالية لتنظيم العمل والمهام المطلوبة ومتابعتها في مساحة واحدة، لكن التغيير لابد منه إذ أنك ستصل لمرحلة قد تحتاج لتطبيق يلبي خيارات أخرى مثل الـ Time tracker وغيره، ومع أن أغلب التطبيقات باتت متكاملة مع تطبيقات أخرى ستجد أن تطبيقات توفر لك حزمة الحلول هذه كلها في مساحة واحدة كما تفعل شركة مايكروسوفت ضمن تطبيق Teams الذي صعد بقوة لينافس تطبيقات الأعمال المختلفة مثل Slack و Zoom وغيرها بما يقدمه من خصائص.

حديثي هنا بالطبع ينطبق على مساحة عمل صغيرة منظمة، بمعزل عن تطبيق تقوم بإضافة الفريق عليه.. فإن كان هدفك تنظيم المهام مع بقية فريقك فأنصحك بـ Trello، لكن إن كنت تعمل بشكل مستقل Freelancer أو حتى ضمن مؤسسة وتود مساحتك الخاصة لتنظم كل شيء فسأرشح لك هنا تطبيقات من شأنه أن تساعد في ذلك.

تابع القراءة

 2,936 إجمالي القراءات

عن فوضى الإشعارات.. والتطبيقات الزائدة والرسائل التي لا تهمك!

في فترة من الفترات وجدت نفسي أحمل تطبيقات على هاتفي لا أستخدمها علماً أن تطبيق واحد من الممكن أن يؤدي الغرض، ومن تفكير طويل قمت بحذف ذاك التطبيق إلى أن وجدت نفسي يجب أن أعتمد هذه السياسة مع تطبيقات أخرى!

فعلياً أعتمد على تطبيقات مختلفة في مجال التصوير على الهاتف، إذ أن لكل برنامج ما يميزه من مؤثرات وتعديل وإضافات (أجد نفسي متفقاً مع Lightroom نظراً لقدراته الإستثنائية)، حتى تطبيق Vsco لم أقم بفتحه منذ أشهر مع أن الفلاتر فيه مميزة للغاية، إنما وجدت أن لتطبيق واحد حالة تعزلني عن التشتت أو ما أود تسميته بالفوضى الرقمية.

تابع القراءة

 3,039 إجمالي القراءات