تطبيقات تنظيم المهام لتنظيم عملك .. هذه تجربتي الشخصية معها

لابد لي أن اعترف أني متقلب بين التطبيقات اللهم فقط تطبيق trello نال ثقتي لوقت طويل وما زلت أراه وسيلة مثالية لتنظيم العمل والمهام المطلوبة ومتابعتها في مساحة واحدة، لكن التغيير لابد منه إذ أنك ستصل لمرحلة قد تحتاج لتطبيق يلبي خيارات أخرى مثل الـ Time tracker وغيره، ومع أن أغلب التطبيقات باتت متكاملة مع تطبيقات أخرى ستجد أن تطبيقات توفر لك حزمة الحلول هذه كلها في مساحة واحدة كما تفعل شركة مايكروسوفت ضمن تطبيق Teams الذي صعد بقوة لينافس تطبيقات الأعمال المختلفة مثل Slack و Zoom وغيرها بما يقدمه من خصائص.

حديثي هنا بالطبع ينطبق على مساحة عمل صغيرة منظمة، بمعزل عن تطبيق تقوم بإضافة الفريق عليه.. فإن كان هدفك تنظيم المهام مع بقية فريقك فأنصحك بـ Trello، لكن إن كنت تعمل بشكل مستقل Freelancer أو حتى ضمن مؤسسة وتود مساحتك الخاصة لتنظم كل شيء فسأرشح لك هنا تطبيقات من شأنه أن تساعد في ذلك.

تطبيق TickTick لتنظيم المهام:

سبق لي تجربة التطبيق ثم حذفه نظراً لاعتيادي على تريلو Trello، لكن مؤخراً قررت أن أستكشف التطبيق بشكل أعمق وأشاهد ما يمكن فعله، الجميل فيه هو أنه يجمع بين تنظيم المهام وتنظيم الملاحظات وبالتالي لست مضطراً لأن تقوم بتنظيم مهامك على التطبيق وملاحظاتك على تطبيق آخر مثل Google keep أو تطبيق الملاحظات من أبل Apple، وبالتالي قد تدخل في حالة ضياع، فهنا يمكنك أن تقوم بإنشاء تصنيف باسم مؤسستك التي تعمل بها وتضيف بداخلها لائحة للمهام وأخرى للملاحظات وبالتالي يبقى كل شيء متعلق بالمؤسسة محفوظ ومنظم في مكان واحد دون أن تدخل في تشتت وضياع فيما تبحث عنه.

يضيف لك التطبيق مزايا متعددة ويتكامل مع تطبيقات أخرى مثل Clockify لمراقبة الأداء وكم تأخذ كل مهمة، يمكنك تحديد موعد نهائي لكل مهمة، وتحديد الأولولية لها، كما يمكنك إضافة Label أو وسم Tag للمهمة من أجل أن ترتبهم بشكل أفضل وتربط بينها وبين المهام الأخرى، كما يقدم لك التطبيق Calendar أو تقويم يعرض لك مهامك ومواعيد تسليمها، الأمر الذي يجعلك منظماً أكثر في عملك.

وكما ذكرت يمكن لك بأن تقوم بإنشاء مجلد للملاحظات وتطبيق بنفس الإجراءات بخصوصها من تحديد تذكير وأولولية وغيرها، كما يحوي على مؤقت pomodoro timer أو مايعرف بتقنية البومودورو لتنظيم الوقت لكل مهمة بحيث يمكنك الاعتماد عليها داخلياً ضمن التطبيق بدلاً من اللجوء لتطبيقات منفصلة أو خارجية.

التطبيق بالشكل المجاني محدود نوعاً ما إذ لا يعطي المستخدم وصولاً للـ Calendar كما يحد المستخدم بعدد مجلدات (قوائم / مساحات عمل يمكن تسميتها ما تشاء) وبالتالي عليك شراء الاشتراك المدفوع لتحصل على مزايا أكثر، لكن شخصياً يمكنك أن تكتفي بالتجربة وتحكم في حال كنت بحاجة للنسخة المدفوعة أو لا.

بالنسبة للتكامل يمكن ربط التطبيق مع خدمات مختلفة، كما توفر الشركة المطورة للتطبيق نسخة من التطبيق لمختلف المنصات مثل الساعات الذكية، تطبيق لأجهزة Mac وويندوز ولهواتف أندرويد وآيفون، وللأجهزة اللوحية، وفي النهاية .. التطبيقات التي أفضلها تطبيقات الويب (مع تطبيق الويب لاحاجة لأن تتعب نفسك بالتحميل يكفي أن تستخدم من خلال المتصفح) 😀 يمكنك مشاهدة المنصات التي يتوفر عليها التطبيق من هنا.

• تحديث: لم أجد راحة في استخدام Ticktick لاسيما مع مشكلة محاذاة اللغة العربية، ونظراً لاعتيادي على Trello قمت بالهجرة العكسية نحوه من جديد وتنظيم الـ Bords والمهام بداخله، مع تنظيم الملاحظات من جديد على Google keep.

تطبيق Spark لتنظيم البريد الإلكتروني:

على اعتبار أني محب لتطبيقات الويب، أكره تحميل تطبيق لإدارة البريد الإلكتروني من خلال الجهاز، فأجهزة Mac للأسف مع مساحتها الصغيرة ستجعلك تحسب حساب تحميل أي تطبيق جنباً إلى جنب مع بقية التطبيقات التي تستخدمها لذلك ألجأ دائماً لتطبيقات الويب مثل استخدام Outlook على الويب أو Gmail أو Slack، وبنفس الوقت لن تكثر التطبيقات على الواجهة أمامي فالمتصفح يجمع كل هذه التطبيقات ضمن الـ Tabs.

لكن مؤخراً بدأت العمل بشكل جزئي مع أحد العملاء واضطررت لأن يكون لدي بريد إلكتروني من الشركة العميلة، ومع الأسف واجهة البريد الإلكتروني التي تستخدمها خدمة الاستضافة للشركة من جيل 1900 (يمكنك البحث عن roundcube لتعرف ما أقول 😅) .

تطبيق Spark واحد من التطبيقات التي سيسحرك جمال بساطته! ستقع بحب واجهة التطبيق البسيطة للغاية وتجدها minimal لأبعد حد، لن أدخل بالمزايا التي يعرضها التطبيق إذ يعد مثله مثل بقية تطبيقات إدارة البريد الإلكتروني (مثل إضافة أكثر من بريد إلكتروني والتحكم بالتوقيع وعمل مجلدات للرسائل البريدية وغيرها)، اكتفيت بالنسبة لي بأن أنظم البريد الإلكتروني من خلاله وأقوم بتنظيم الرسائل ضمن مجلدات حسب مواضيعها، كما يوفر التطبيق ضمن واجهته تصنيف seen وبالتالي سيفصل لك الرسائل التي سبق وقمت بقرائتها عن الرسائل التي لم تفتحها بعد :D.

تطبيق Spark شأنه شأن أي تطبيق آخر يجب أن يجد مصدر دخل وبالتالي تتوفر خيارات أكثر للنسخ المدفوعة يمكن مشاهدتها من خلال الصفحة هنا، لكن إن كنت تعمل بشكل مستقل أو كـ Freelancer فيمكنك الاكتفاء بالنسخة المجانية.

على الهامش خط san francisco ضمن الطبيق ساحر للغاية.

تطبيق أخرى أستخدمها:

هذه التطبيقات ليست أساسية وإنما أذكرها من باب الاستخدام الخفيف، Google keep أحياناً لحفظ الملاحظات الشخصية، لكني بدأت أعتمد على تطبيق Apple nots بشكل أكبر، استخدم clockify لتنظيم وقت المهام مع أحد جهات العمل، بريد Gmail بالطبع لا غنى عنه، حاولت سابقاً أن أستخدم Google tasks لكنه تطبيق غبي ومقرف ولايوجد له تجربة مستخدم تذكر وشأنه شأن بقية تطبيقات غوغل التي تقوم بإغلاقها بعد فترة.