تصميم تدفق العمل

تصميم تدفق سير العمل .. هذا ماتحتاج معرفته لإنجاز المهام!

يبدو أن الجواب هنا لا، ببساطة شديدة العثور على بيئة عمل مثالية أمر حالم أو شبه نادر، فالعثور على المثالية التي ننشدها دائماً أشبه بالبحث عن الحياة المستقرة بشكل دائم دون حدوث أي هزات ضمنها (كالمرض، والهموم والمشاكل والتنقل والهجرة وغيرها).

إن واحدة من أكبر المشاكل التي عايشتها بعد التنقل ضمن أكثر من عمل هو فوضى التشتت، التشتت الذي يقوم على سببين الأول من طرف الموظف الذي يتشتت بالمهام بحيث يؤدي أعمال مختلفة لا أعمال متخصصة، والتشتت الثاني الذي يقع على منهجية العمل وفرقه، فلا أداة تنظم المهام، ولا مواعيد دقيقة لتنفيذ المهام، ومهام تكون غير خاضعة للوقت أو لما هو مخطط فتعصف بمهمة قائم العمل عليها في وقت حالي.. كل هذا يجعل من بيئة العمل بيئة تشوبها الفوضى والتشتت.

إن واحدة من أفضل الأمور التي تخلق بيئة عمل (شبه مثالية) هم تصميم تدفق العمل.. هذه الفكرة ليست بالجديدة، إذا شاهدت فيلم The Founder الذي يتحدث عن Ray Kroc الذي أخذ بمطعم ماكدونالدز نحو العالمية.. ستدرك الفكرة جيداً، حيث عندما اكتشف كروك كيف قام الأخوان ماكدونالد بتصميم سير العمل أعجب بالفكرة لدرجة بقيت في رأسه طوال الوقت، وقام بتطويرها إلى أن أصبحت ماكدونالدز على ما نعرفه اليوم.

إن تصميم تدفق العمل سيكون بمثابة إيقاع ضابط لفريق العمل، بشيء يشبه عمل الفرقة الموسيقية عندما تقوم بعزف سيمفونية يقوم المايسترو بضبطها من زاويته التي تطل على كامل الفرقة، هنا أوصي شخصياً بتصميم تدفق العمل من خلال أدوات إدارة المهام وتحديداً تريلو الذي قُسِم وصمم بشكل يقبل التطويع من قبلك كمستخدم يقوم بتنظيم مهامه، ومهام باقي أعضاء الفريق.

إن لم تستخدم تريلو من قبل فيمكنك البحث أكثر من خلال يوتيوب عن فكرة تريلو وفكرة قوائم المهام وتقسيماتها والقواعد المبرمجة ضمنها، الأمر الذي سيعود عليك بالنفع (سأحاول لاحقا كتابة موضوع مطول عن استخدام تريلو في تنظيم المهام).

إقرأ أيضاً:  كيف تكون شخصاً ذو إنتاجية ؟ ... إبدأ بمحاربة التشتت والقيام بمهام متعددة!

فلنفترض أنك تعمل كمصمم أو كاتب محتوى في فريق عمل يختلص بالتسويق..

فمن الممكن في هذه الحال يتم عمل عدة أعمدة:

  • عمود أو column مقترح الفكرة
  • column آخر باسم تم الصياغة وتنفيذ النص /أو /  جاهز للتصميم
  • column آخر جاري التنفيذ ليعلم بذلك مدير أو قائد الفريق
  • column آخر المراجعة والتدقيق لتتم مراجعة التصميم من قبل الشخص المخول (ولنفترض معد المادة)
  • column تم النشر مثلاً.

بهذا الشكل إن كان المصمم مثلاً يعمل على مهمة سيجد أن أمامه هنالك نموذج لتدفق العمل بشكل انسيابي يضمن خروجه عن التشتت..

بالطبع تصميم تدفق سير العمل بهذا الشكل لا يعني ضمان إنجازه 100٪ فهنالك أمور أخرى تدخل في التشتت كعدم وضوح الطلب، انشغال باقي أعضاء الفريق بمهام أخرى، عدم متابعة أي تحديثات على الطلب، التشتت في الوقت وفي مهام مختلفة، عدم تنظيم الوقت…الخ، ما يعني أن تدفق العمل وحده لايكفي فهنالك مشاكل أخرى يجب حلها في هذا الإطار.

دعنا لا ننسى أننا هنا أمام عملية بشرية لذلك تدفق سير العمل لن يكون منضبطاً بشكل كبير، الحال هنا ليس مع روبوتات وقواعد مبرمجة أو مؤتمتة لتنفيذ الأعمال.

هل لديك أفكار أخرى ضمن هذا الإطار؟ دعني أقرأها في التعليقات!

 2,796 إجمالي القراءات

شارك هذه التدوينة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.